個人情報の取り扱いについて（町会・自治会向け）

町会・自治会員の名簿は、適切に取り扱えば地域住民の関係づくりや災害等の緊急時の助け合いに役立ち、安心して暮らせる地域社会の実現につながります。
一方で、不正に入手した会員名簿により高年者を狙った強盗や特殊詐欺もありますので、安全・安心のため、個人情報の取り扱いに注意しましょう。

個人情報保護法とは

個人情報の保護に関する法律とは、利用者や消費者が安心できるように、企業や団体、行政機関等が個人情報を適切に扱い、有効に活用できるように共通のルールを定めた法律です。
町会・自治会でも、名簿を作成している場合は「個人情報取扱事業者」となり、個人情報保護法の対象となります。

個人情報とは

個人情報とは、生存する個人に関する情報で、氏名や生年月日、住所など特定の個人を識別することができるものをいいます。
性別や入退会日、家族構成などの情報も、特定の会員を識別できる情報と結び付けば個人情報になります。

個人情報のうち、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実等のほか、身体障害、知的障害、精神障害等の障害があること等により、不当な差別、偏見その他の不利益が生じる可能性のある情報を要配慮個人情報といいます。
要配慮個人情報は取り扱いに配慮を要する情報として、個人情報保護法・政令・規則に定められています。

個人情報を取り使う際のルール

• 個人情報を集める前に、情報の利用目的をあらかじめ特定し、本人に明示しましょう。
• 個人情報の漏洩等が生じないよう、安全に管理しましょう。紙で管理する場合は鍵のかかる引き出しに保管し、パソコンで管理する場合はセキュリティ対策ソフトウェアを導入しましょう。
• 名簿の内容は定期的に確認・更新し、古い名簿はデータを削除、回収してシュレッダーにかける等、適切に廃棄しましょう。
• 名簿を会員に配布するときや第三者に提供するときは、あらかじめ本人の同意を得ましょう。また、提供したときは、「いつ・誰の・どんな情報を・誰に」提供したかを記録しておきましょう。
• 個人が特定できれば、写真や映像も個人情報にあたります。イベント時に参加者の写真を撮る場合は、イベント告知のチラシや当日の会場で、記録用や広報紙掲載のために写真を撮ること、不都合があれば事前に申し出ていただくことをお知らせしておきましょう。
• 次の場合には、同意を得なくても提供できる場合があります。
  ⑴法令に法令に基づく場合
  　警察、裁判所、税務署からの照会等、法律や政令等に定めがある場合
  ⑵人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合で本人の同意を得ることが困難であるとき
  　災害発生時に、会員の安否確認のために警察・消防機関等に名簿を提供する場合

詳細は、個人情報保護委員会のホームページや同委員会作成の「会員名簿を作るときの注意事項」をご覧ください。

出典：個人情報保護委員会ウェブサイト